1.要组织一个什么样的活动

活动有多种类型，单会议就有座谈会、新闻发布会研讨会等很多种，活动组织者必须预先明确主题，相关的准备工作才可能目标明确、有的放矢

同时，被通知的参加者也就能有所准备。否则如果大家到场时都怀着不同的期望和心态，就往往会听到类似这样的抱怨:我原以为这只是个报告会，没想到我们要参与讨论和决策"很显然，预先明确主题是成功筹备和实施一项活动的前提。

2活动要达到什么目的

开始着手策划活动之前，仍需要检讨的问题就是，这次活动是否的确需要举办。因为一次活动牵扯人众多，时间成本和物力都很高。如果能有其他更有效的方式，就不要兴师动众。

一旦决定活动确实要搞，就要向共同参与策划者明确这个活动要达到的目的和效果。活动的目标必须有意义，比如说，推出一种新产品、奖励业绩优秀的员工或就一个问题展开讨论等。

3成立活动筹办小组

小的活动一两个人就能应付，规模稍大的活动通常都需要一个团队合作操办，设立活动筹办小组的时候应尽量使成员的技能与他们的责任范围相匹配。给大家做一个有关项目管理的介绍，并明确分工和配合把大家团结起来，共同努力，才能够把事情做好。

4.明确要邀请的参与者

活动多种多样，参与者也就千差万别，活动策划者要确保参加活动的都是应该来的人。作为活动组织者在制订客人名单时需要对以下几个问题有深入的考虑。

此次活动的目标参与者是谁?为什么邀请这些人?一定需要谁来参加呢?如果想使这次活动引起媒体的关注，是否应该邀请多少记者。

5明确活动时间

要让活动获得成功，一个重要条件是挑选一个好日子。在选定活动日期时，除了保证这个时间能按照既定目标达到效果之外，还需考虑其他相关因素

策划者要仔细考虑计划举办活动的日期。如“8”“18等，是"发"和"要发"的谐音。计划的活动时间最好不要和任何长假或庆祝活动时间相冲突。

6.明确活动地点

活动组织者开始策划时，要对活动全面规划，可以先列出对场地的要求，参照自己列出的要求寻找场地。

当然，如果自己所在的单位能满足活动对场地的需求那就最合适不过了。一般情况下，酒店和会展中心是活动时优先考虑的场所。酒店和会展中心之间的差别将会影响到策划者的预算。